Do abstrato ao concreto: o contrato começa a ser definido na entrevista inicial, com um questionário completo que ajuda a avaliar mais precisamente o que deve ser feito. É a sequência do livro “Em Busca do Contrato Perfeito”.
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Não resta dúvida de que os serviços em aberto são muito mais complexos para a redação do contrato. A construção de um sistema ou um site, de forma abstrata, pode levar de uma semana a três anos, dependendo da especificação.
Assim, você terá que transformar o abstrato em concreto nas seguintes etapas:
Entrevista -> Minuta -> Contrato -> Adendos
- Entrevista – para conhecer qual é a expectativa do cliente;
- Minuta – resumo da entrevista inicial para rapidamente saber se há sintonia entre o que o contratante quer e o que você entendeu;
- Contrato – complementar a minuta com as cláusulas mais formais;
- Adendos - incluir o não planejado ao longo do projeto.
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Entrevista
Objetivo: perceber e anotar o que está realmente incomodando o cliente para poder redigir a minuta.
Preocupações preliminares
Fale pouco. Muitas vezes nos perdemos na entrevista inicial, falando dos nossos méritos e esquecemos de escutar o futuro contratante.
Lembre: não é à toa que você tem uma boca e duas orelhas!
Um questionário bem estruturado fará que você fale pouco, escute muito e anote bastante. Se o entrevistado quiser saber algo de você, pode ter certeza que vai perguntar. Seja breve, fale o fundamental para garantir que você é capaz de realizar o trabalho com qualidade e preço adequado.
Confirme ante de sair
Nunca vá a reuniões antes de confirmar, mesmo que tenha sido marcada de véspera. Uma ligação antes de sair do escritório mostrará que você valoriza o seu tempo e o dele.
No momento do telefonema inicial, portanto, recolha o celular do contato ou da secretária e ofereça o seu, pedindo que qualquer contratempo seja informado. (Aliás, este conselho vale para todas as reuniões ao longo do projeto).
Vista-se de forma adequada. Procure estar afinado com o cliente. Se imagina que usa terno, vá de terno. Se é ONG (Organização não governamental) tente blusa social. O importante é não criar contraste. (Mulheres, façam a transposição!)
Na dúvida, sempre esteja mais formal, pois é sinal de respeito e consideração.
Leve material de divulgação
Leve o da sua empresa (o ideal é um folder) mais o cartão de visita para a primeira entrevista e um portifolio dos trabalhos já realizados. Neste material é fundamental (principalmente para clientes novos):
- Lista de clientes bem atendidos;
- Depoimento destes sobre o seu trabalho;
- E-mails para possível pedido de referência.
Apresente como você trabalha
Como há ainda muitas dúvidas sobre projetos web e nem sempre o contratante tem experiência em contratar projetos neste campo é interessante levar algum material explicativo de como trabalham. Os principais problemas que podem ocorrer e as soluções que sugerem. Isso não só fará o diferencial em relação à concorrência, mas será útil para “limpar o meio de campo”.
Preenchendo o questionário
Como ele chegou até você?
É um bom início para amenizar o clima, falar de pessoas de conhecimento comum;
Qual o foco da empresa?
Tenha uma visão geral para onde caminham em termos estratégicos;
A empresa está crescendo ou com problemas?
Informe-se sobre o momento da empresa, aqui vale mais pesquisa e observação do entorno. Clientes, publicidade, informações no mercado.
Qual o problema que o contratante quer resolver com mais urgência?
Vai citar vários, mas tente descobrir e perguntar qual é o mais premente, pois justamente esse deve ser resolvido e para o qual está disposto a pagar. A experiência mostra que mega contratos são mais difíceis de fechar, levam mais tempo e tendem a perder o ritmo, o que é péssimo para o desenvolvedor.
Quanto mais divididos forem os contratos, um atrás do outro, melhor.
(Não, não estou sugerindo que se abra mão dos grandes projetos, apenas tome cuidado!);
O que ele espera realmente com o serviço?
Existem algumas poucas alternativas: economizar recurso, aumentar receita ou ganhos indiretos, como projeção de marketing. Pense como ele, pois no final espera que esta demanda inicial seja atendida e não a que você pode querer para o projeto;
Qual o departamento onde seu entrevistado trabalha?
Qual a relação deste na empresa? É importante situar o entrevistado dentro do ambiente geral da organização e o grau de hierarquia. E, principalmente, se tem o poder para fechar negócio;
Há concorrentes para a mesma proposta?
É pergunta delicada e até incômoda, mas deve ser feita, pois a comparação de empresas na área web é muito difícil, só possível com edital muito bem preparado, que balize bem as propostas.
Concorrências sem parâmetros na área de serviço geralmente significam tempo jogado fora: do contratante e do fornecedor..
Já tiveram experiências com outros projetos iguais?
Como foram? E por que não continuaram com a prestadora antiga? Anote bem isso, pois o cliente deve estar mais atento para esse tipo de problemas já vividos ao longo de outros projetos. Dê atenção especial a eles. Saber a experiência com projetos similares ajuda muito a saber qual é o grau de dificuldade de diálogo que terá ao longo do projeto;
Já existe verba alocada para o desenvolvimento?
Ou estão criando condições para isso? Item fundamental para saber se você está perdendo tempo ou é um projeto viável. Muitas vezes o entrevistado está só especulando no mercado. Ou sondando fornecedores para colher idéias;
Para quando ele quer o serviço pronto?
Prazos curtos, podem exigir mais horas-extras, contratações adicionais e aumento no valor do contrato;
Quais são as regras para pagar fornecedores?
Válida para órgãos públicos, ou para empresas que pagam, por exemplo, apenas trinta dias após o envio de nota fiscal, o que também tem impacto nos custos.
Dados específicos para o contrato
Os dados da empresa, com endereço completo, o CNPJ e a Inscrição Municipal.
Quem vai aprovar as etapas de desenvolvimento?
E assinar o contrato? Quem será a pessoa que vai liberar as fases e liberar o seu pagamento. Anote o CPF e a Identidade;
A empresa tem logotipo?
Já está digitalizado? Com qualidade boa? Pergunta importante, pois se não tiver alguém terá que melhorá-lo e se a qualidade estiver ruim, é um serviço a mais que deve constar;
Que recursos o contratante vai alocar no projeto?
Disponibilizará redatores, tradutores, fotógrafos? É bom que todas as atividades estejam dentro da sua proposta, pois, assim, passará a controlar totalmente os prazos;
Os textos serão feitos a partir de que documentos ou entrevistas?
Caso seja você a realizar o texto, é preciso saber de onde se extrairá o conteúdo. Os textos já existem e serão adaptados de um folder, por exemplo, ou será necessário fazer pesquisas, entrevistas?
No segundo caso, o valor sobe.
Que fotos serão necessárias?
Para um bom visual, serão necessários imagens, que nem sempre podem ser baixadas da rede, por questões legais, assim a produção de fotos deve ser previamente discutida.
O ideal é que a produção fique por sua conta. Definir exatamente quantas fotos são necessárias, um item fundamental para orçar custos;
Que tipo de textos serão vertidos e para que línguas?
O site terá outros idiomas? Será a tradução de todo o site ou apenas parcial?
Que sites o cliente viu na internet e aprecia?
Isso define um pouco a expectativa em relação ao visual. Existe algum parâmetro a ser seguido? Há um padrão visual da empresa já realizado?
Quais sites (apresentado do seu portifolio) ele gosta mais?
Aqui você pode definir quem será o programador visual que fará o trabalho para esse cliente, caso tenha mais que um, ou quem contratará como webdesigner externo.
O contratante se responsabiliza junto com você pela escolha do perfil do programador visual, como escolhe um barbeiro. Falaremos mais disso adiante;
Dados complementares para o contrato
Terá Banners?
Quantos? De que complexidade?
Sistemas agregados?
Muitas vezes vale a pena desenvolver o site e depois agregar os sistemas em contrato separado;
O cliente já tem provedor?
Onde as páginas serão publicadas? Quem fornecerá o serviço?
Pensa em manutenção?
De quanto em quanto tempo serão colocadas ou atualizadas novas páginas? Diária, semanal ou mensal?
Tudo se resolve na sua cidade?
Haverá necessidade de viagens? Hospedagens? O endereço do cliente é próximo, teremos visitas a outras dependências?
Haverá treinamento para uso do site ou sistema?
Não só é um serviço a mais que você pode agregar ao projeto, como também, facilita a implantação. Caso sim, quantos profissionais e aonde?
Vão querer manual do site ou do sistema?
Outro item que pode ser oferecido com um valor a mais. O manual será para acesso de técnicos e administradores, ou se imagina um para os usuários finais, que geralmente são mais trabalhosos.
Mais questões?
Adapte as questões de acima para sua área específica e aumente ou diminua este questionário, conforme a complexidade do trabalho.
O que não falar na entrevista
Um erro comum é se considerar que a primeira reunião já é o início do projeto: errado! Ali, você está apenas para tentar conquistar o cliente. Seu objetivo é fechar o contrato. Os clientes mais experientes vão tentar tirar ao máximo, enquanto você está sem o taxímetro rodando.
Tome cuidado, pois você pode trabalhar de graça. Assim, o cuidado fundamental nesta primeira entrevista é não perder o foco, fechar a boca e escutar.
Resumindo: entrevista inicial não é consultoria gratuita!
Dicas adicionais
Nunca fale mal de concorrente ou de qualquer profissional da sua empresa, pois pesa contra o seu caráter e a confiança que vão depositar em você. Isso vale para todas as etapas do projeto;
Não fale nunca de outro cliente, dando detalhes, ou mesmo de problemas vividos. Isso vale para todas as etapas do projeto.