Do abstrato ao concreto: o contrato comea a ser definido na entrevista inicial, com um questionrio completo que ajuda a avaliar mais precisamente o que deve ser feito. a sequncia do livro “Em Busca do Contrato Perfeito”.
Por Carlos Nepomuceno
No resta dvida de que os servios em aberto so muito mais complexos para a redao do contrato. A construo de um sistema ou um site, de forma abstrata, pode levar de uma semana a trs anos, dependendo da especificao.
Assim, voc ter que transformar o abstrato em concreto nas seguintes etapas:
Entrevista -> Minuta -> Contrato -> Adendos
- Entrevista para conhecer qual a expectativa do cliente;
- Minuta resumo da entrevista inicial para rapidamente saber se h sintonia entre o que o contratante quer e o que voc entendeu;
- Contrato complementar a minuta com as clusulas mais formais;
- Adendos - incluir o no planejado ao longo do projeto.
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Entrevista
Objetivo: perceber e anotar o que est realmente incomodando o cliente para poder redigir a minuta.
Preocupaes preliminares
Fale pouco. Muitas vezes nos perdemos na entrevista inicial, falando dos nossos mritos e esquecemos de escutar o futuro contratante.
Lembre: no toa que voc tem uma boca e duas orelhas!
Um questionrio bem estruturado far que voc fale pouco, escute muito e anote bastante. Se o entrevistado quiser saber algo de voc, pode ter certeza que vai perguntar. Seja breve, fale o fundamental para garantir que voc capaz de realizar o trabalho com qualidade e preo adequado.
Confirme ante de sair
Nunca v a reunies antes de confirmar, mesmo que tenha sido marcada de vspera. Uma ligao antes de sair do escritrio mostrar que voc valoriza o seu tempo e o dele.
No momento do telefonema inicial, portanto, recolha o celular do contato ou da secretria e oferea o seu, pedindo que qualquer contratempo seja informado. (Alis, este conselho vale para todas as reunies ao longo do projeto).
Vista-se de forma adequada. Procure estar afinado com o cliente. Se imagina que usa terno, v de terno. Se ONG (Organizao no governamental) tente blusa social. O importante no criar contraste. (Mulheres, faam a transposio!)
Na dvida, sempre esteja mais formal, pois sinal de respeito e considerao.
Leve material de divulgao
Leve o da sua empresa (o ideal um folder) mais o carto de visita para a primeira entrevista e um portifolio dos trabalhos j realizados. Neste material fundamental (principalmente para clientes novos):
- Lista de clientes bem atendidos;
- Depoimento destes sobre o seu trabalho;
- E-mails para possvel pedido de referncia.
Apresente como voc trabalha
Como h ainda muitas dvidas sobre projetos web e nem sempre o contratante tem experincia em contratar projetos neste campo interessante levar algum material explicativo de como trabalham. Os principais problemas que podem ocorrer e as solues que sugerem. Isso no s far o diferencial em relao concorrncia, mas ser til para limpar o meio de campo.
Preenchendo o questionrio
Como ele chegou at voc?
um bom incio para amenizar o clima, falar de pessoas de conhecimento comum;
Qual o foco da empresa?
Tenha uma viso geral para onde caminham em termos estratgicos;
A empresa est crescendo ou com problemas?
Informe-se sobre o momento da empresa, aqui vale mais pesquisa e observao do entorno. Clientes, publicidade, informaes no mercado.
Qual o problema que o contratante quer resolver com mais urgncia?
Vai citar vrios, mas tente descobrir e perguntar qual o mais premente, pois justamente esse deve ser resolvido e para o qual est disposto a pagar. A experincia mostra que mega contratos so mais difceis de fechar, levam mais tempo e tendem a perder o ritmo, o que pssimo para o desenvolvedor.
Quanto mais divididos forem os contratos, um atrs do outro, melhor.
(No, no estou sugerindo que se abra mo dos grandes projetos, apenas tome cuidado!);
O que ele espera realmente com o servio?
Existem algumas poucas alternativas: economizar recurso, aumentar receita ou ganhos indiretos, como projeo de marketing. Pense como ele, pois no final espera que esta demanda inicial seja atendida e no a que voc pode querer para o projeto;
Qual o departamento onde seu entrevistado trabalha?
Qual a relao deste na empresa? importante situar o entrevistado dentro do ambiente geral da organizao e o grau de hierarquia. E, principalmente, se tem o poder para fechar negcio;
H concorrentes para a mesma proposta?
pergunta delicada e at incmoda, mas deve ser feita, pois a comparao de empresas na rea web muito difcil, s possvel com edital muito bem preparado, que balize bem as propostas.
Concorrncias sem parmetros na rea de servio geralmente significam tempo jogado fora: do contratante e do fornecedor..
J tiveram experincias com outros projetos iguais?
Como foram? E por que no continuaram com a prestadora antiga? Anote bem isso, pois o cliente deve estar mais atento para esse tipo de problemas j vividos ao longo de outros projetos. D ateno especial a eles. Saber a experincia com projetos similares ajuda muito a saber qual o grau de dificuldade de dilogo que ter ao longo do projeto;
J existe verba alocada para o desenvolvimento?
Ou esto criando condies para isso? Item fundamental para saber se voc est perdendo tempo ou um projeto vivel. Muitas vezes o entrevistado est s especulando no mercado. Ou sondando fornecedores para colher idias;
Para quando ele quer o servio pronto?
Prazos curtos, podem exigir mais horas-extras, contrataes adicionais e aumento no valor do contrato;
Quais so as regras para pagar fornecedores?
Vlida para rgos pblicos, ou para empresas que pagam, por exemplo, apenas trinta dias aps o envio de nota fiscal, o que tambm tem impacto nos custos.
Dados especficos para o contrato
Os dados da empresa, com endereo completo, o CNPJ e a Inscrio Municipal.
Quem vai aprovar as etapas de desenvolvimento?
E assinar o contrato? Quem ser a pessoa que vai liberar as fases e liberar o seu pagamento. Anote o CPF e a Identidade;
A empresa tem logotipo?
J est digitalizado? Com qualidade boa? Pergunta importante, pois se no tiver algum ter que melhor-lo e se a qualidade estiver ruim, um servio a mais que deve constar;
Que recursos o contratante vai alocar no projeto?
Disponibilizar redatores, tradutores, fotgrafos? bom que todas as atividades estejam dentro da sua proposta, pois, assim, passar a controlar totalmente os prazos;
Os textos sero feitos a partir de que documentos ou entrevistas?
Caso seja voc a realizar o texto, preciso saber de onde se extrair o contedo. Os textos j existem e sero adaptados de um folder, por exemplo, ou ser necessrio fazer pesquisas, entrevistas?
No segundo caso, o valor sobe.
Que fotos sero necessrias?
Para um bom visual, sero necessrios imagens, que nem sempre podem ser baixadas da rede, por questes legais, assim a produo de fotos deve ser previamente discutida.
O ideal que a produo fique por sua conta. Definir exatamente quantas fotos so necessrias, um item fundamental para orar custos;
Que tipo de textos sero vertidos e para que lnguas?
O site ter outros idiomas? Ser a traduo de todo o site ou apenas parcial?
Que sites o cliente viu na internet e aprecia?
Isso define um pouco a expectativa em relao ao visual. Existe algum parmetro a ser seguido? H um padro visual da empresa j realizado?
Quais sites (apresentado do seu portifolio) ele gosta mais?
Aqui voc pode definir quem ser o programador visual que far o trabalho para esse cliente, caso tenha mais que um, ou quem contratar como webdesigner externo.
O contratante se responsabiliza junto com voc pela escolha do perfil do programador visual, como escolhe um barbeiro. Falaremos mais disso adiante;
Dados complementares para o contrato
Ter Banners?
Quantos? De que complexidade?
Sistemas agregados?
Muitas vezes vale a pena desenvolver o site e depois agregar os sistemas em contrato separado;
O cliente j tem provedor?
Onde as pginas sero publicadas? Quem fornecer o servio?
Pensa em manuteno?
De quanto em quanto tempo sero colocadas ou atualizadas novas pginas? Diria, semanal ou mensal?
Tudo se resolve na sua cidade?
Haver necessidade de viagens? Hospedagens? O endereo do cliente prximo, teremos visitas a outras dependncias?
Haver treinamento para uso do site ou sistema?
No s um servio a mais que voc pode agregar ao projeto, como tambm, facilita a implantao. Caso sim, quantos profissionais e aonde?
Vo querer manual do site ou do sistema?
Outro item que pode ser oferecido com um valor a mais. O manual ser para acesso de tcnicos e administradores, ou se imagina um para os usurios finais, que geralmente so mais trabalhosos.
Mais questes?
Adapte as questes de acima para sua rea especfica e aumente ou diminua este questionrio, conforme a complexidade do trabalho.
O que no falar na entrevista
Um erro comum se considerar que a primeira reunio j o incio do projeto: errado! Ali, voc est apenas para tentar conquistar o cliente. Seu objetivo fechar o contrato. Os clientes mais experientes vo tentar tirar ao mximo, enquanto voc est sem o taxmetro rodando.
Tome cuidado, pois voc pode trabalhar de graa. Assim, o cuidado fundamental nesta primeira entrevista no perder o foco, fechar a boca e escutar.
Resumindo: entrevista inicial no consultoria gratuita!
Dicas adicionais
Nunca fale mal de concorrente ou de qualquer profissional da sua empresa, pois pesa contra o seu carter e a confiana que vo depositar em voc. Isso vale para todas as etapas do projeto;
No fale nunca de outro cliente, dando detalhes, ou mesmo de problemas vividos. Isso vale para todas as etapas do projeto.